Как выбрать топливную карту для юридического лица – советы и примеры

Сэкономить на стоимости горючего помогают выгодные топливные карты для юридических лиц от известных брендов и универсальных поставщиков услуг. Рейтинг детально показывает основные преимущества и недостатки каждой популярной карты.

Что такое топливная карта

Заправка – магазин топлива для частных и оптовых покупателей. Карта оплаты топлива – многофункциональный инструмент расчета для водителей, покупающих горючее. Она содержит сведения о количестве купленного, времени приобретения и помогает владельцам бизнеса оптимизировать процесс работы сотрудников.

Внешний вид

Карта оплаты топлива – носитель или ключ к информации, внешне она  является аналогом привычных банковских пластиковых карточек.

Разделяют несколько типов носителей информации, которые применяются в карточках:

• штрих-код – ключ к доступу к базе данных о совершаемых операция;
• магнитная лента – как на обычном банковском пластике;
• электронный микро-чип.

В зависимости от функциональности карточек они могут быть постоянными, обслуживаться несколько лет либо одноразовыми с лимитом на средства или литры.

Проще понять смысл работы на примере банковского пластика – списывание средств и способ оплаты одинаков. Для топливной карты единицей расчета служат – литры горючего (бензин, дизель) или обыкновенные рубли.

Разновидности

Существуют два основных вида топливных карт – для физических и для юридических лиц. Оба основных вида делят на следующие подкатегории:

• универсальные или мультибрендовые – для заправки на любой станции;
• монобрендовые – с возможностью обслуживания только на заправках одной сети;
• литровые – единицей расчета служат литры;
• денежные – единица расчета стоимость горючего.

Для справки!
Топливные карты для юридических лиц значительно более функциональны и дают больше преимуществ, как для водителей, так и для владельцев компаний.

Как пользоваться топливной картой

Для получения карты организация-держатель и поставщик заключают официальное соглашение. Для удобства использования и получения данных по движению на счете держателю предоставляется личный кабинет в приложении.

Схема использования проста:

1. В приложении пополняется счет кошелька.
2. На заправке средства списываются.
3. Как только средства закончились, бензиновая карта престает действовать.

Компании, выпускающие карты на топливо, предоставляют несколько видов по способу расчета – одноразовые и возобновляемые. Одноразовые карты дизельного топлива имеют лимит средств или литров, по завершении которого перестают действовать. Возобновляемые, обслуживаются как банковские, подходят для длительного использования.

Зачем организации топливная карта

Заправку горючим осуществляют сотрудники компании – водители. Ранее они вели расчеты, самостоятельно отчитывались о потраченных средствах и топливе, что было не эффективным. Сегодня выгодная топливная карта предоставляет организациям такие преимущества как:

• вычет НДС;
• автоматизация и упрощение процессов учета;
• получение отчетов о количестве заправляемого топлива, расходах, месте и времени заправки;
• финансовая выгода – скидки, специальные условия, отсроченная оплата или овердрафт;
• безналичная оплата;
• экономия средств;
• возможность подключать банковский счет для оплаты топливных расходов.

Внимание!
Для юридических лиц универсальная топливная карта – выгодный способ оплаты горючего, контроля расчетов, работы водителей, а также возможность удаленного управления бизнесом 24 часа.

Упрощение бухгалтерского учета

Пользуясь топливными картами нет надобности собирать чеки, хранить их, следить за тем, чтобы не выцвели. Сегодня все операторы, предоставляющие подобные услуги, сразу дают доступ в удобный личный кабинет на сайте.

Внутри личного кабинета все интуитивно понятно и очень удобно. Подробные отчеты, средства аналитики, графики расходов и прочие дополнительные функции. Можно смотреть движение ГСМ по дням, неделям, месяцам, машинам, водителям. Делать срезы и полностью контролировать расход топлива.

Можно настроить интеграцию с 1С и тогда вся информация будет поступать сразу в программу учета.

Вычет НДС при покупке топлива

С точки зрения Налогового Кодекса РФ, любые деньги, потраченные на транспорт, считаются расходами. Если юридическое лицо платит НДС, сумму налога можно уменьшить на сумму НДС, которую предъявил поставщик топлива. Организации на общей системе налогообложения могут экономить значительные суммы. А так как работа с топливными картами приводит к упрощению отчетности, оформить вычет НДС становится проще.

Что нужно будет сделать?

1. Отправить запрос к оператору топливной карты, чтобы предоставили сводку операций по картам, оформили накладные и счета-фактуры, подписали акт приема-передачи ГСМ.
2. Передать в Налоговую службу декларацию, где указать сумму НДС к возврату. Приложить заявление на уменьшение налога на сумму входящего НДС.
3. Дождаться решения от налоговой.

Сотрудники ФНС могут запросить путевые листы, чтобы самостоятельно оценить целесообразность трат на горючее. Если их не предоставить, могут отказать в вычете. Без путевых листов не удастся доказать, что машина передвигалась по нуждам организации, а не по прихоти водителя или руководства.

Для справки!
Важно помнить, что подобный вычет возможен, если у компании нет задолженностей по налогам, пеням и штрафам.

Что такое овердрафт

Овердрафт – финансовый инструмент для выхода за лимит счета. Другими словами это возможность потратить больше средств, чем есть, взяв некоторую сумму взаймы на определенный срок.

Компания поставщик услуг дает возможность приобрести топливо в долг на определенное количество времени. Выгодная услуга схожа с кредитом. Размер овердрафта зависит от предложения поставщика. Для физических лиц использующих бензиновые карты, газовые или дизельные также доступна услуга покупки в долг. Но для организации она может стать настоящим спасением в определенные моменты.

Овердрафт по топливным картам обычно предоставляют крупным и надежным клиентам. Срок отсрочки платежа – до 30 дней (зависит от конкретного оператора и условий договора).

Выбор топливной карты для юр лица: какие факторы влияют

Цель приобретения карты бензинового или дизельного топлива для юридического лица – скидка и удобство обслуживания. Для одних компаний важны цены и простота обслуживания, а также количество заправочных станций на маршруте. Для владельцев других, важным критерием является набор финансовых инструментов.

Выбирают лучшие топливные карты для юридических лиц по следующим факторам:

• цена на горючее при расчете карточкой;
• скидки за объемы;
• тип заправок и топлива;
• количество станций;
• отзывы других участников рынка;
• стоимость обслуживания счета карты;
• наличие сервисного сбора;
• цена отдельных операций (перевыпуск карты, переводы денег между счетами и т.д.).

Внимание!
Цена на топливо по топливным картам может иметь наценки при заправке. Так хитрят некоторые поставщики услуг, сначала повышая цену, а потом якобы предоставляю скидку.

Важно проверить этот момент. Ведь для компаний перевозчиков удобнее использовать пластик с ценой на топливо равной той, что указана на станции для всех.

Также важно количество обслуживаемых заправок. При работе на небольшой территории – перевозке пассажиров по городскому маршруту, подойдет монобрендовая, поскольку заправка осуществляется на определенной станции, например на кольце.

Поставщики услуг предлагают изделия с разной стоимостью обслуживания:

• период с бесплатным обслуживанием;
• льготы при соблюдении специальных условий (покупка определенных объемов за период);
• ежемесячная или поквартальная оплата;
• плавающая стоимость – ставка зависит от объемов покупок топлива.

Стоит обратить внимание, некоторые топливные карты дают возможность оплачивать не только горючее, но и совершать покупки в магазинах и кафе на АЗС.

Преимущества и недостатки универсальных

Платежное средство для топлива обладает такими преимуществами как:

• широкая сеть доступных заправочных станций;
• выбор услуг для расчета – покупка горючего, товаров в магазинах, обедов в кафе, оплата номера в гостинице, а также мойки авто;
• ограничение расходов по выбору держателя;
• овердрафт;
• возмещение НДС;
• низкая цена обслуживания топливной карты;
• онлайн отслеживание расходов;
• скидки.

Но у топливных карт помимо очевидных положительных сторон, есть и свои недостатки, главный из которых – риск злоупотребления водителями средств. Для того чтобы избежать нецелевых растрат следует изучить советы и рекомендации владельцев транспортного бизнеса.

Особенности брендовых карточек

Монобрендовые карточки имеют одну существенную особенность – заправка только на определенных станциях. Для одних компаний это недостаток, для других несомненное достоинство. К положительным сторонам брендовых относят:

• возмещение НДС;
• подключение к личному кабинету;
• скидки;
• контроль за целевым расходом топлива;
• возможность блокировки при утере.

Ярким примером является топливная карта Татнефть для юридических лиц, она удобна для организаций, транспорт которых работает на определенной территории или маршруте. Не меньшего внимания заслуживают карточки Лукойла, Роснефти, Газпрома.

Внимание!
Существенный минус брендовых топливных карточек – невозможность использования вне рамок сети АЗС. Если в каком-то регионе заправок будет мало, водитель столкнется с трудностями.

Список самых популярных топливных карт для юридических лиц

Сегодня топливные карты стали популярным способом оплаты горючего. Существует множество поставщиков предлагающих разные условия. Сравнительные таблицы помогут разобраться в преимуществах каждой и определиться, какую выбрать для своей организации.

Универсальные

Сравнительная таблица топ трех лучших поставщиков, поможет определиться с выбором, перед тем как оформить карту для своей фирмы.

Монобрендовые

В сравнительной таблице представлена наиболее известная тройка брендов. Но в популярности им не уступаю такие известные сети как Татнефть и Башнефть.

Наш рейтинг топливных карточек

Представленный рейтинг топливных карт для юридических лиц составлен по числу  заправочных станций доступных для держателей, а  также по набору предоставляемых услуг, которые предлагает каждый оператор для клиентов. Топ составлен для ознакомления, нельзя однозначно сказать, что первый в списке лучше, чем четвертый.

Собственникам предприятий транспортной отрасли следует внимательно ознакомиться со всеми условиями использования топливных карт, чтобы подобрать подходящее предложение.

Вездеход

Топливная карта для юридических лиц Вездеход принимается в 80 регионах страны, расплатиться можно более чем на 18 000 заправочных станций России, стран Европы и СНГ. Есть мобильное приложение с возможностью пополнять счет, получать отчеты и определять ограничение по количеству используемого водителями топлива.

Плюсы:

• заправка на АЗС и АЗГС;
• широкая сеть и много регионов присутствия;
• собственное приложение;
• использование в России и за границей;
• минимальная цена за обслуживание;
• электронный документооборот.

Очевидных минусов у данного оператора бензиновых карточек нет. Но могут быть нюансы, которые имеют значение для конкретного автопарка.

Лукойл

Топливная карта Лукойл для юридических лиц от крупнейшей в стране сети брендовых заправочных станций предлагает выгодные условия экономии средств. Оператор предоставляет в пользование удобное приложение для смартфонов. С помощью него можно получать множество отчетов.

Плюсы:

• возврат 20 % НДС;
• удобное мобильное приложение;
• популярная у водителей сеть заправочных станций;
• онлайн контроль расходов.

Минусы:

• не всегда можно встретить заправку вдали от крупных населенных пунктов.

Обратите внимание!
Порадует возможность привязки к одному счету нескольких карт – количество зависит от тарифа.

Единая топливная карта

Фирма предлагает выгодные условия приобретения с возвратом до 20 % НДС. Стоимость обслуживания зависит от объема приобретаемого топлива в месяц – чем больше, тем меньше ежемесячная плата. Владельцы могут самостоятельно устанавливать лимит на приобретение. В зависимости от тарифа, Единая топливная дает возможность кредитования.

Плюсы:

• многофункциональное мобильное приложение;
• широкий выбор тарифов;
• экономия на оплате при большом объеме покупок;
• возврат НДС;
• скидка до 1 рубля с каждого приобретенного литра.

Минусы:

• техническая поддержка отвечает долго, своевременно решить вопрос в дороге нельзя.

Газпром

Компания предлагает топливные карты Газпромнефть для юридических лиц с лояльной бонусной программой, с возможностью бесплатного обслуживания в течение 3 лет. Возврат НДС. При активном использовании возможно повышение статуса в бонусной программе для держателей. Карта удобна как для юридических, так и для физических лиц.

Плюсы:

• возможность бесплатного обслуживания;
• заправка на территории стран СНГ;
• мобильное приложение для удаленного управления;
• кэшбэк.

Минусы:

• не подходит для малых предприятий из-за дорогого обслуживания при небольшом количестве покупаемого топлива;
• возможность заправки только на станциях Газпром, которые в некоторых населенных пунктах встречаются крайне редко.

Полный бак

Обслуживается универсальная топливная карта для юридических лиц на заправках известных брендов по всей стране, общее число уже превысило значение 12 000 станций. Держатели получают доступ в личный кабинет мобильного приложения. Внутри программы владельцы могут контролировать расходы, а также автоматизировать учет используемого бензина или дизельного топлива.

Плюсы:

• круглосуточная поддержка мобильного приложения;
• широкая сеть АЗС;
• возможность установки лимитов.

Минусы:

• невозможность использования на небольших местных заправочных станциях.

Роснефть

Широкая заправочная сеть станций является значительным преимуществом. Для водителей на территории России и стран СНГ топливные карты Роснефть для юридических лиц работают более чем на 3 тысячах АЗС. Программа лояльности рассчитана на получение держателями карт баллов.

Плюсы:

• многоуровневая бонусная программа;
• низкий порог для перехода на бесплатное обслуживание, подходит для ИП;
• кэшбэк;
• дополнительные услуги;
• бонусы при оформлении.

Минусы:

• использовать баллы можно только на определенных станциях.

SHELL

Сеть охватывает более 20 тысяч заправочных станций по всему миру. Основным преимуществом для юридических лиц становится возможность возврата НДС до 20 %. Подходит для автопарка организаций, осуществляющих международные пассажирские и грузовые перевозки.

Плюсы:

• удобное мобильное приложение с электронным документооборотом;
• техническая поддержка клиентов 24/7;
• доступ оплаты дополнительных услуг на АЗС;
• действие по территории России, стран Европы и СНГ;
• овердрафт.

Минусы:

• невозможность производить оплату на других станциях.

Как оформить

Оформить карты на топливо от разных брендов и поставщиков услуг можно несколькими способами:

• на станции;
• в офисе компании;
• онлайн.

Перед тем как оформить топливную карту для юридических лиц понадобится подписать договор, предоставив необходимые личные данные владельца и информацию о компании.

Юридическому лицу, при желании стать корпоративным клиентом, нужно будет пройти такие этапы:

1. Выбрать организацию-оператора.
2. Оставить заявку онлайн либо посетить офис компании лично.
3. Передать пакет бумаг и подписать договор на обслуживание.
4. Получить карточки.
5. Получить логин и пароль для работы в личном кабинете.

В зависимости от выбора конкретной организации этапы оформления могут отличаться.

Какие документы понадобятся точно:

• свежая выписка из ЕГРЮЛ (сделанная до 1 месяца назад);
• учредительные документы на организацию.

Обычно пользоваться карточками и личным кабинетом можно уже через 2-3 суток. Но лучше уточнить сроки у представителя выбранного оператора.