Как заполнять путевой лист

Под термином «Путевой лист» понимается отчетный документ, который применяется в рамках ведения бухгалтерского учета для фиксации работы транспортных средств на предприятиях, где они числятся. Без него трудно будет подтвердить расходы, связанные с использованием любого автомобильного транспорта, а значит, сотрудники ФНС могут попытаться их оспорить, что приведет к доначислению налога на прибыль.

Минтрансом закреплены требования по заполнению листа, четко определены поля и графы, которые обязательно должны быть зафиксированы в документе. Путевой лист в 2024 году следует заполнять по всем правилам, чтобы не получить штраф от контролирующих госорганов. Следует также знать, что с 1 марта 2023 года в силу вступили новые требования, которые будут считаться актуальным до 1 марта 2029 года.

Зачем нужен путевой лист

В рамках автотранспортного предприятия, таксопарка или любой другой компании, на балансе которой числятся грузовые авто или автобусы, путевой лист необходим для организации работы водителей и осуществления бухгалтерских расчетов.

Именно на основании данных из путевых листов рассчитывается заработная плата водителей, выделяются средства на ГСМ, ведется бухгалтерская отчетность в плане учета расходов (с целью снижения налоговой нагрузки). Это полезно, например, для тех компаний, которые работают по УСН «доходы минус расходы».

Водителю путевой лист нужен, чтобы подтвердить правомерность управления машиной компании. Также именно этот документ обосновывает саму поездку и подтверждает перевозку груза.

Если работник использует личное авто в служебных целях, то для расчета компенсации также потребуется путевой лист, в котором будет указана информация о ТС, водителе, сроках и целях поездки, точка прибытия.

Путевой лист не нужен, когда транспортное средство принадлежит физлицу и используется исключительно в личных целях.

Важно!
Статья 6 Федерального закона № 259 от 8 ноября 2007 года так и называется «Путевые листы». Именно в ней изложены основные требования к документообороту. Последняя редакция 259-ФЗ датируется 21.11.2022, изменения вступили в силу с 1 марта 2023 года.

Российское законодательство о путевых листах

Особенности оформления, обязательные реквизиты для путевого листа фиксируют такие документы: Приказ Минтранса № 368 от 11.09.2020 года и Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 года.

Посмотреть информацию, дублирующую сведения в данных законодательных актах можно в обновленном варианте «Устава автотранспорта», Федеральный закон № 259-ФЗ от 08.11.2007 года.

С начала 2023 года в силу вступили изменения, коснувшиеся следующих особенностей:

• путевой лист автомобиля в 2024 году может оформляться без названия и номера;
• путевой лист грузового транспорта предъявлять можно в бумажном или электронном варианте в момент движения по маршруту, при приемке или получении груза;
• электронный путевой лист в 2024 году получил новые правила формирования в рамках требований ФНС, ответственности медработников и ответственного технического персонала;
• новый регламент требует не данные о владельце транспортного средства, а о том, кто оформляет бланк путевого листа;
• не требуется фиксировать данные об отчетных листах в журнале;
• урегулированы сведения, которые требуются предоставлять о типе перевозке и варианте перемещения.

Пример корректировок выглядит так: согласно последним изменениям в законах об отчетных листах, если транспортное средство с шофером поступило в аренду, задача по заполнению документа переносится на арендодателя.

Внимание!
Новые бланки путевых документов необходимо было утвердить и закрепить в учетной политике фирмы до 1 марта 2023 года.

Как правильно заполнять в 2024 году: актуальные требования

В число главных и обязательных реквизитов путевого листа с 01 марта 2023 года входят, указанные в таблице позиции.

Для справки!
Примеры заполнения путевых листов по требованиям 2024 года даны в конце статьи, в отдельном разделе. Образцы можно скачать и адаптировать под нужды своего автопарка.

Бланк путевого листа (как выглядит).

Какие существуют виды путевых листов

Путевой лист автомобиля заполняется в свободной форме, которая может быть разработана на каждом предприятии индивидуально, специального бланка со стороны приказов Минтранса России не предусмотрено.

В качестве шаблона можно использовать типовой варианты формы по документу Госкомстата от 28.11.1997 №78. В рамках данного постановления разработаны:

• форма 3 – для легкового транспорта и такси;
• форма ПЛ-1 – для легкового транспорта, которым пользуется индивидуальный предприниматель;
• форма 4-С – для грузового транспорта (например, автомобиль КАМАЗ), работающего по сдельному тарифу;
• форма 4-П – для грузового транспорта с повременным тарифом;
• форма 6 - путевой лист автобуса;
• форма 6-спец. – для автобусов необщего пользования.

В отдельную категорию входит форма 3-спец., по которой работают мусоровозы, автокраны, тракторы, самосвалы, краны и другая техника специального назначения.

Каждое предприятие может разработать путевой лист согласно внутренним требованиям, в котором будут указаны индивидуальные параметры каждого предприятия. Принятую форму нужно зафиксировать в учетной политике организации.

Обратите внимание!
В разработанной форме путевого документа должны быть все реквизиты, которые указаны в Приказе Минтранса № 390. При этом автопредприятие имеет полное право добавить дополнительные поля по собственному усмотрению, если это необходимо для лучшей организации учета.

Можно ли управлять машиной без путевого листа

Заполнение и регистрация отчетного листа является обязательной для всех организаций, ИП, занимающимися перевозками, так как документ относится к первичной бухгалтерской документации.

С его помощью осуществляется учет ГСМ, времени работы сотрудника, износа транспортного средства.

Выходить в рейс, выполнять перевозки без данного документа запрещено.

Проверку сотрудник ГИБДД проводит, опираясь на часть 2 статьи 12.31.1 КоАП РФ. Он имеет право запросить путевку и изучить содержимое всех обязательных полей.

Важно!
Если путевой лист должен быть, согласно требованиям законодательства, но отсутствует, шофер получит предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

Как правильно заполнять путевой лист

Путевой лист оформляет транспортная организация, на которую работает шофер. Водитель должен расписаться о приемке и сдаче транспортного средства, сделать записи о поездках. Заполнение осуществляется шариковой ручкой с темным цветом пасты без ошибок и помарок. Корректировки допустимо вносить с помощью корректора.

Работоспособность автомобиля должна быть проверена до начала перевозок и после завершения пути по маршруту. Состояние транспортного средства записывается в путевом листе шофером под личную подпись.

Водители, которые работают с пассажирами, перед тем как отправиться в рейс, проходят медицинский осмотр. Все мероприятия осуществляются до начала работы. Подробный список обязательных реквизитов для легкого автомобиля выглядит следующим образом:

• период действия документа;
• оформитель путевого листа, наименование организации, фамилия, имя и отчество сотрудника;
• данные об автомобиле;
• сведения о водителе;
• информация о типе поездки и варианте перемещения.

Другие реквизиты заполняются в зависимости от внутреннего устава предприятия, особенностей его работы. Например, сведения о маршруте автомобиля работодатель указывает по собственному желанию.

Путевой лист заполняют в единственном экземпляре, который получает шофер перед выходом в рейс. Необходимо оформлять путевой лист на каждое транспортное средство, которым пользуется предприниматель или компания. Даже если это арендованный автомобиль.

Документ может быть выдан в бумажном, либо электронном варианте. Журнал учета может вестись также на компьютере без распечатки данных на бумаге. Электронный формат заверяется утвержденной подписью в электронном формате.

Заполненный путевой лист должен быть подписан ответственными сотрудниками и заверен печатями организации. Среди сотрудников, которые ставят свои подписи: механик, медицинский сотрудник, шофер и ответственное лицо, составляющее документ.

В организациях и ИП необходимо выпустить приказ по организации по путевым листам, чтобы документ вступил в действие. Образец можно скачать в типовом варианте вместе с формами в постановлении Госкомстата от 28.11.1997 №78. Приказ должен содержать следующую информацию:

• данные о составителе (юридическое лицо или предприниматель, полное наименование);
• номер документа согласно внутреннему перечню;
• дату разработки приказа;
• наименование формата выпускаемого документа;
• обзор события, с которым связан выпуск приказа;
• дату начала вступления в силу;
• сотрудников, задействованных в исполнении данного документа;
• список сотрудников, которые должны следить за выполнением документа;
• подпись директора предприятия, предпринимателя;
• подписи сотрудников, которые изучили содержание приказа.

Срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет, либо в течение времени, которое указано в уставных документах организации.

Как заполнить поле «Вид перевозки» в Путевом листе?

Раздел появился в марте 2023 года и у многих вызывает вопросы. Ниже таблица с возможными значениями.

Как заполнить поле «Вид сообщения» в Путевом листе?

Это тоже нововведение текущего года, но заполнить его несколько проще. Существует всего три варианта:

• городское сообщение – в пределах одного населенного пункта;
• пригородное сообщение – движение между населенными пунктами, если расстояние не превышает 50 км;
• междугородное сообщение – движение между населенными пунктами, когда расстояние превышает 50 км.

Учет путевых листов в автопарке

Учет путевых листов осуществляется в журнале регистрации, который может иметь разную форму, в зависимости от внутренней политики организации. В форме указываются следующие данные:

• фамилия, имя и отчество (при наличии) шофера;
• табельный номер водителя;
• номер транспортного средства, согласно учету предприятия;
• даты, когда получен и принят путевой лист.

Журнал подписывают диспетчер, бухгалтер и шофер, который выходит в рейс. Журнал может вестись в бумажном или электронном виде. При цифровом формате ведения необходимо оформить цифровую квалифицированную подпись.

Штрафы и ответственность за несоблюдение закона

При отсутствии путевого листа в рейсе водитель может получить административный штраф или предупреждении. На организацию, которая не ведет регулярный учет путевых документов, может быть возложено административное взыскание.

Какие штрафы за путевые листы:

• 500 рублей – водителю при отсутствии путевки;
• 3 000 рублей – некорректное заполнение полей;
• 5 000 рублей – для должностных лиц при неправильном заполнении путевки;
• 30 000 рублей – для юридического лица при неправильном документообороте.

Также следует упомянуть, что не следует заполнять поля про техосмотр и медицинское освидетельствование, фактически не выполняя необходимые процедуры. Если докажут фактическое отсутствие медосмотра, организации выпишут штраф в 50 000 рублей. Когда механик ставит «галочку» в поле техосмотр просто так, оштрафовать могут на сумму от 3 000 до 30 000 рублей.

Типовые образцы путевых листов

Ниже даны примеры заполнения и разнообразные образцы путевых листов, которые можно скачать, а затем использовать в рамках своей деятельности.

Также можно скачать образец журнала для учета путевых листов в организации (Excel формат).